業務管理・申告管理・顧客管理・未収管理・ユーザー管理などが一括管理可能に!勝ち組になる!会計事務所の業務管理・情報共有システム!カイゼンランナー

カイゼンランナー 税理士・会計事務所向け 業務改善・情報共有・顧客管理など一括管理システム | 会社概要 | 利用規約 | サイトマップ |
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■高橋税務経営事務所様(群馬県高崎市)
   
 6年前にスタートした経営計画も第1次中期計画(5ヵ年)を達成し、第2次中期計画に入っている。SWOT分析から、「所員間の情報共有」と「確実な業務進捗」を主要課題として「カイゼンランナー」の導入に踏み切った。所内のグループを超えてのコミュニケーションが活発になり、管理者の業務進捗把握も確実になりつつある。お客様へのサービスレベルの向上に手応えを感じている。
 事業規模の拡大に伴い所員も増加したため、社内の研修に力を入れ個々人のレベルアップをしてきたが、管理者は担当者が対応に困ったケースだけフォローしている状況であった。しかし実際には担当者が気づかない問題点も多く、いかにその問題点に迅速に対応する体制を作れるかが課題であった。その解決策として、「打合せ報告」を日報で入力し、管理者、所長が入力された記録から問題点を読み取り、担当者に迅速にアドバイスできる仕組みづくりを「カイゼンランナー」で実現した。

 当初、「打合せ記録」の日報報告は、管理的な側面を目的に導入したが、「打合せ記録」を所員全員が閲覧することで「所員間の情報共有」が進み、グループを超えてのコミュニケーションが活発になりお客様への提案レベルの向上につながっている。これは予想をしていなかった最大の効果であったと話す。同時に「お客様からの質問」と「回答」を共有することで同じ事を別々の人が調べているというような非効率な作業がなくなり業務効率の向上にも結びついているという。
 
 「カイゼンランナー」の導入により、「お客様との打合せ記録」の重要性を再認識し、今後はこの財産をさらに活かしていきたい、高橋所長は語っていた。
 
 お客様との関与形態の多様化に伴い、「契約書のサービス提供内容」も多様化してきた。月次で関与するケースが基本だが、2ヶ月あるいは3ヶ月に一度の訪問を前提とした関与形態、自計化を基本とするが、記帳代行から行うケースなど、業務が予定通り行われているかの管理が近年は今まで以上に難しくなってきている。管理者が管理しきれずに、業務の進捗管理は担当者任せになってしまっていたのだという。

 「カイゼンランナー」の「業務進捗報告」を日報入力することで、リアルタイムで管理者が各担当者の業務進捗を把握し、指導できる状況が出来上がった。現在は、毎週月曜日に「週初ミーティング」を開催し、「カイゼンランナー」から出力される「担当別業務進捗管理表」で管理を徹底している。確実な業務の進捗がお客様の信頼を得る最大の要素であると高橋所長は考えており、今後も「カイゼンランナー」を利用し、業務の進捗を会社で管理できる体制を強化していく予定である。
 顧客の基本情報管理は以前からエクセルやアクセスで行ってきたが、折角の基本情報が社内のミーティング資料の作成時に反映できずに資料作成に手間がかかっていた。例えば、来月、今月の決算顧客への対応を検討するミーティング、今月が申告期限の顧客の進捗を確認するミーティングなど資料を作成するたびに顧客リストをチェックしていたが、「カイゼンランナー」の導入で顧客基本情報をそのままミーティング資料に利用できるようになり、各種資料の作成が容易になった。(「50日申告管理表」や「月初ミーティング管理表」は「カイゼンランナー」の出力帳票をそのまま使っている。)折角の顧客情報のデータベースがうまく活かせていなかったため、総務業務を煩雑にしてしまっていた感があると話す。

 新規顧客・見込み客への対応も以前は情報が共有されていなかった為に、電話応対などで失礼な対応をしてしまっていたこともあったが、「カイゼンランナー」で見込み客管理を徹底したことで、失礼のない対応、会社全体での対応が可能になった。以前に比べ成約率が上がったのと同時に、所員全員が顧客拡大の意識を強く持つことが出来るようになったことも大きな改善点であった。お客様との打合せ内容を見込み客の状態から管理することで、契約後のトラブルもなくなった、と高橋所長は語っていた。
 
高橋税務経営事務所様では、「カイゼンランナー」の導入にあわせて、決算・申告を管理する「月初ミーティング」・「15日ミーティング」、確実な業務進捗を実現する為の「週初ミーティング」を開催し組織管理体制の強化を実現している。


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